Como cadastrar os cartões e as formas de pagamento das compras
Cadastre cada cartão com o banco, a bandeira, o titular (PF ou PJ), os 4 últimos números, o fechamento e o vencimento da fatura, e as outras formas (boleto do fornecedor, Pix, transferência). O cartão vale para todas as empresas da sua conta e sugere o vencimento de cada parcela pela data da compra.
Leva uns 3 minutos por cartão
Antes de começar
- Tenha à mão o dia em que a fatura de cada cartão fecha e o dia em que ela vence. Está no aplicativo do banco.
- Só o nome é obrigatório. Dá para cadastrar o cartão só com o nome e completar o resto depois.
Os cartões
Passo 1: Abra Formas de pagamento
Em Financeiro › Configurações › Formas de pagamento. Cada cartão aparece desenhado como ele é, na cor do banco e com a bandeira (Visa, Mastercard, Elo, American Express, Hipercard), e embaixo o titular, o CPF ou CNPJ e o ciclo da fatura. Em cima, «Ativas», «Inativas» e «Todas» separam o que está em uso.
Dica: Os cartões valem para todas as empresas da sua conta. A empresa da compra não precisa ser a dona do cartão: a compra de uma empresa pode ser paga com o cartão pessoal do sócio.
Passo 2: Clique em «Cadastrar cartão»
A janela abre com o tipo (Cartão de crédito, Cartão de débito, Faturado / boleto do fornecedor, Pix, Transferência, Dinheiro e Outra forma) e, ao lado, o cartão que vai sendo desenhado enquanto você preenche.
Passo 3: Preencha o cartão
Banco ou instituição, os 4 últimos números, a bandeira, o nome do titular, se é pessoa física (PF) ou jurídica (PJ) e o CPF ou CNPJ. O nome do cartão se monta sozinho («Itaú Bruno PF final 1234»); pode escrever o seu.
- O CPF e o CNPJ são conferidos: número que não confere aparece em vermelho embaixo do campo e nada é salvo até corrigir.
- Tudo, menos o nome, é opcional e pode ser completado depois em «Editar».
Passo 4: Diga o fechamento e o vencimento da fatura
No quadro «Fatura», o dia em que a fatura fecha e o dia em que ela vence. Escolha também o que acontece com a compra feita no próprio dia do fechamento: entra na fatura atual ou na próxima. Embaixo, um exemplo com a data de hoje mostra quando a compra venceria. Clique em «Cadastrar cartão».
- Compra antes do fechamento vence na fatura deste ciclo; depois do fechamento, na fatura seguinte.
- Exemplo com fechamento no dia 25 e vencimento no dia 5: compra em 24/10 vence em 05/11; compra em 26/10 vence em 05/12.
- Sem os dois dias, os vencimentos das parcelas são escritos à mão na hora de gerar o contas a pagar.
As outras formas
Passo 5: Comece com as formas comuns
Na primeira vez a tela oferece «Começar com as formas comuns»: Pix, boleto do fornecedor, transferência e dinheiro entram de uma vez. Dá para renomear e inativar depois.
Passo 6: Crie outras formas
Em «Outra forma», escolha o tipo e dê o nome. Com «Faturado / boleto do fornecedor», os vencimentos das parcelas vêm das duplicatas do XML da nota (as datas do fornecedor valem, sem a regra do cartão).
Passo 7: Inative o que não usa mais
Em cada cartão e em cada forma, «Inativar» tira da lista das compras novas. Nada se apaga: o que já foi pago com ela continua igual. A aba «Inativas» mostra as inativas, com «Ativar» para voltar, e o aviso de cima tem «Desfazer».
Onde o cartão aparece
Passo 8: Na compra e na nota do fornecedor
O pedido de compra, a importação do XML e a janela «Gerar contas a pagar» (Fiscal › Notas de entrada) perguntam a data da solicitação, a forma de pagamento e as parcelas. A lista mostra cada cartão com a bandeira e o titular; «Cadastrar cartão», no fim da lista, cadastra sem sair da tela e já escolhe o cartão novo.
- Com a data da solicitação e o cartão, o Integre sugere o vencimento de cada parcela pelo fechamento do cartão (não pela data da nota nem da entrada).
- A soma das parcelas tem de ser igual ao total da nota, nos centavos. Se não for, a janela diz a diferença e o botão só libera quando zerar.
Passo 9: Em Contas a pagar
Cada conta mostra o cartão com a bandeira, o titular e a parcela («1/3»), com a nota e o pedido de compra. Os filtros acham pelo cartão, pelo titular, pelo vencimento e pela empresa.
Dica: O passo a passo das contas está no tutorial «Como lançar contas a pagar e a receber, parcelar e dar baixa».
Dúvidas frequentes
Cadastrei o cartão numa empresa. Ele aparece na outra?
Aparece, se as duas empresas são da mesma conta no Integre. A forma de pagamento é da conta, não do CNPJ: cadastre uma vez e use nas compras de todas.
Posso apagar um cartão?
Não: inative. O cartão inativo sai da lista das compras novas, e as contas que já foram pagas com ele continuam mostrando o cartão.
O cartão é do meu sócio (pessoa física) e a compra é da empresa. Tem problema?
Não. O titular do cartão e a empresa da compra são coisas separadas: cadastre o cartão com o nome e o CPF dele e escolha esse cartão na compra da empresa.
O Integre guarda o número do cartão?
Não. Só os 4 últimos números, para você reconhecer o cartão. Nenhum pagamento é feito por aqui.